Il ricevimento merci richiede controllo visivo e numerico, verifica dei documenti, spunta della merce, segnalazione tempestiva delle anomalie e corretta messa a settore o scaffale. Una procedura chiara in ingresso riduce errori, contestazioni e problemi nelle fasi successive di stoccaggio, picking e spedizione.
Il ricevimento merci è una delle fasi più importanti nella gestione di un magazzino.
È il momento in cui l’azienda verifica ciò che entra: quantità, stato dei colli, documenti, integrità della merce e corrispondenza con quanto atteso.
Se questa fase viene gestita male, il problema si sposta su tutto il processo successivo.
Una merce non controllata può generare errori di stoccaggio, problemi nel picking, spedizioni sbagliate, contestazioni tardive e difficoltà nella gestione delle non conformità.
Per questo il ricevimento merci deve essere organizzato come un processo, non come una semplice operazione di scarico.
MyCoop supporta aziende, magazzini, spedizionieri, distributori e realtà produttive nella gestione operativa di magazzini e merci in ingresso principalmente in Abruzzo, Marche e Lazio, con possibilità di valutare attività anche in Umbria e nel Nord della Puglia.
Controllo visivo e numerico
Il primo controllo riguarda ciò che arriva fisicamente in magazzino.
L’operatore deve verificare il numero dei colli, lo stato esterno della merce, eventuali rotture, imballi danneggiati o differenze evidenti rispetto ai documenti.
Il controllo visivo permette di intercettare subito danni o anomalie.
Il controllo numerico serve invece a verificare che le quantità ricevute siano coerenti con quanto indicato nei documenti di trasporto o nelle liste di ricevimento.
Entrambi i controlli sono necessari.
Uno senza l’altro non basta.
Spunta da documenti
Dopo lo scarico, la merce deve essere spuntata rispetto ai documenti disponibili.
La spunta può riguardare DDT, borderò, liste di carico, ordini o altri documenti utilizzati dal cliente.
Questa attività permette di capire se la merce arrivata corrisponde a quanto previsto.
La spunta deve essere svolta con attenzione, perché un errore in questa fase può rendere difficile ricostruire il problema in seguito.
Foto danni e segnalazioni
Quando la merce arriva danneggiata, incompleta o non conforme, è importante segnalare subito l’anomalia.
La segnalazione può includere una descrizione del problema e, quando previsto dalla procedura aziendale, anche documentazione fotografica.
Questo passaggio è utile perché rende più semplice gestire contestazioni, comunicazioni con fornitori, vettori o referenti interni.
La regola operativa è semplice: le anomalie devono essere registrate quando vengono rilevate, non dopo.
Messa a settore o scaffale
Dopo il controllo, la merce deve essere collocata nella zona corretta.
La messa a settore o scaffale deve seguire una logica chiara: tipologia di prodotto, destinazione, priorità, frequenza di prelievo, area di stoccaggio o ordine di lavorazione.
Se la merce viene posizionata senza criterio, il problema emerge più avanti, soprattutto durante picking, preparazione ordini o inventario.
Un ricevimento ben gestito non finisce con lo scarico: termina quando la merce è controllata, registrata e collocata correttamente.
Gestione delle non conformità
Una non conformità può riguardare quantità errate, colli danneggiati, merce diversa da quella prevista, imballi rotti, documenti incompleti o prodotti non idonei.
La gestione deve essere tempestiva.
È utile definire:
- chi segnala l’anomalia;
- a chi viene comunicata;
- dove viene registrata;
- se la merce viene isolata;
- quali documenti devono essere compilati;
- quali foto o prove devono essere raccolte;
- chi autorizza la fase successiva.
Senza una procedura, ogni anomalia rischia di essere trattata in modo diverso.
Archiviazione documentale
Il ricevimento merci produce documenti.
DDT, borderò, liste di scarico, segnalazioni, foto, note e moduli devono essere archiviati secondo le regole aziendali.
L’archiviazione può essere digitale, cartacea o mista.
L’obiettivo è poter ricostruire il flusso in caso di contestazioni, controlli o verifiche interne.
Un buon magazzino non è solo ordinato fisicamente, ma anche documentale.
Ruolo del referente operativo
Quando il ricevimento merci è affidato a un partner esterno, il ruolo del referente diventa centrale.
Il referente coordina il lavoro, raccoglie eventuali criticità, dialoga con il cliente e assicura che le procedure vengano rispettate.
Questo evita che ogni operatore agisca in modo autonomo e non coordinato.
Il referente aiuta a mantenere continuità e coerenza nel servizio.
Tabella: controlli in ingresso e anomalie possibili
| Controllo in ingresso | Cosa verificare | Documento collegato | Anomalia possibile |
| Numero colli | Quantità ricevuta | DDT / borderò | Colli mancanti |
| Stato imballi | Integrità esterna | Foto / segnalazione | Imballo rotto |
| Corrispondenza merce | Prodotto ricevuto | Ordine / lista | Merce non conforme |
| Spunta documentale | Quantità e descrizione | DDT / lista scarico | Differenza quantitativa |
| Messa a settore | Collocazione corretta | Mappa magazzino | Merce fuori posto |
| Registrazione anomalie | Tipo di problema | Modulo interno | Segnalazione tardiva |
| Archiviazione | Documenti completi | Archivio digitale/cartaceo | Dati non recuperabili |
Quando affidare il ricevimento merci in outsourcing
Il ricevimento merci può essere affidato in outsourcing quando richiede continuità, precisione e personale formato.
È utile soprattutto per aziende con molte consegne, magazzini movimentati, spedizioni frequenti, fornitori numerosi o attività ripetitive.
MyCoop può supportare l’azienda nella gestione delle fasi operative: scarico, controllo, spunta, segnalazione anomalie, messa a scaffale e archiviazione documentale.
FAQ
Cosa controllare quando arriva merce in magazzino?
Bisogna controllare quantità, integrità dei colli, documenti, corrispondenza della merce, eventuali danni, anomalie e corretta destinazione interna.
Come documentare una merce danneggiata?
La merce danneggiata va segnalata secondo la procedura aziendale. Quando previsto, si possono allegare foto, note operative e documenti collegati alla consegna.
Chi segnala le anomalie?
Le anomalie devono essere segnalate dall’operatore o dal referente incaricato, secondo il flusso definito con il cliente.
Il ricevimento merci può essere esternalizzato?
Sì. Il ricevimento merci può essere affidato a un partner esterno quando l’attività è continuativa, ripetitiva o richiede maggiore presidio operativo.
Dove opera MyCoop per attività di ricevimento merci?
MyCoop opera principalmente in Abruzzo, Marche e Lazio. In base alla tipologia di servizio, può valutare attività anche in Umbria e nel Nord della Puglia.